淺談環(huán)境管理體系的策劃

ISO14001標(biāo)準(zhǔn)的管理模式是遵循PDCA的思想而建立的。因此，環(huán)境管理體系的策劃（Plan）是組織建立環(huán)境管理體系的第一步，也是改進(jìn)環(huán)境績效和環(huán)境管理體系的基礎(chǔ)�！安活A(yù)先在計(jì)劃中孕育的目的是不可能實(shí)現(xiàn)的”，這或許可以說明策劃過程的必要性。作為任何一名咨詢師，向組織提出良好的、建設(shè)性的體系策劃建議，是其職責(zé)所在，也是咨詢工作初期的難點(diǎn)。本文就個人體會提出幾點(diǎn)想法，希望能夠拋磚引玉，獲得同行對此問題的關(guān)注。
    一、 體系策劃涉及的主要要素
    ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中的策劃部分包括4 .2和4.3兩大條款，即為最前面的5個要素：4.2，4.3.1，4.3.2，4.3.3，4.3.4。由于其中4.3.1環(huán)境因素的識別和評價(jià)、4.3.2法律與其他要求的獲取和適用性的判斷，在咨詢慣例中被列入初始環(huán)境評審而不在體系策劃中，并已有專門的文章進(jìn)行過比較深入的討論，本文將不再涉及。就一般情況而言，體系策劃還必須包括4.4.1機(jī)構(gòu)與職責(zé)和4.4.4環(huán)境管理體系文件等內(nèi)容，因此體系策劃主要涉及4 .2，4.3.3，4.3.4，4.4.1，4.4.4等要素。
    二、 體系策劃在環(huán)境管理體系建立過程中的重要作用
    制定計(jì)劃在管理中的重要性眾所周知，而策劃具有比計(jì)劃更為廣泛的內(nèi)容。如果說初始環(huán)境評審為環(huán)境管理體系最初的建立提供了依據(jù)，那明確環(huán)境管理體系要取得的成果和取得的方式方法，明確為滿足相關(guān)的法律法規(guī)要求而必須加以管理的內(nèi)容，則是環(huán)境管理體系建立的基礎(chǔ)，即所謂體系策劃。
    如果體系策劃存在某種缺陷，例如常見的組織的某種活動或行業(yè)的特征污染物缺乏改善和控制，往往要等到組織開展內(nèi)部審核或模擬審核時才被發(fā)現(xiàn)，而對體系的調(diào)整仍然要從最初的策劃要素入手，如此增加了文件修改和發(fā)行的工作量，減少了實(shí)施改善措施的時間，甚至給認(rèn)證進(jìn)度帶來不利影響。
    三、 體系策劃前需收集的信息
    為了能夠進(jìn)行全面周到的體系策劃，策劃之前一定要獲得充分的相關(guān)信息，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：
1． 組織的環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告及其批復(fù)，如果建設(shè)工程分為一期、二期、三期等，則每期工程的環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告書、申報(bào)表及其批復(fù)都應(yīng)當(dāng)收集；
2． 組織為集中排污的設(shè)備而建設(shè)的環(huán)保設(shè)施的“三同時”驗(yàn)收監(jiān)測報(bào)告及其批復(fù)，如燃煤鍋爐或燃油發(fā)電機(jī)的除塵和消音設(shè)備和設(shè)施等；
3． 近幾年的污染物排放（廢氣、廢水、粉塵和噪音等）監(jiān)測報(bào)告；
4． 地方環(huán)保局或行業(yè)主管部門下達(dá)的污染物總量控制指標(biāo)；
5． 初始環(huán)境評審的結(jié)果，如組織評價(jià)的重要環(huán)境因素，適用的法律法規(guī)條款和執(zhí)行的污染物排放指標(biāo)，近幾年組織生產(chǎn)過程的主要能耗和物耗統(tǒng)計(jì)以及同行業(yè)的水平等；
6． 總公司或上級主管部門的經(jīng)營或環(huán)保理念及方針；
7． 現(xiàn)有的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和各部門職責(zé)分配的相關(guān)文件；
8． 已有的員工教育和培訓(xùn)、文件和記錄管理、分供方評價(jià)、物業(yè)管理、安全消防管理、儀器儀表校準(zhǔn)和維護(hù)管理、內(nèi)部審核和管理評審等相關(guān)文件和規(guī)章制度。
    四、 體系策劃的要點(diǎn)
    1． 環(huán)境方針的策劃
    ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4 .2條款中明確規(guī)定，環(huán)境方針由最高管理者制定，應(yīng)適合于組織的性質(zhì)、規(guī)模和環(huán)境影響，應(yīng)包括三個承諾和一個框架。其中最重要的是方針要具有本組織的特點(diǎn)，要反映本組織的環(huán)境保護(hù)理念和宗旨。
    環(huán)境方針要突出本組織的行業(yè)特點(diǎn)，就要承諾對本組織的活動中最有可能帶來重大環(huán)境影響的方面進(jìn)行改善，并反映出環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)的主要內(nèi)容和環(huán)境管理的側(cè)重點(diǎn)。
    隸屬于總公司的子公司或下屬公司在制定環(huán)境方針時必須考慮總公司的經(jīng)營方針和環(huán)保理念，子公司的方針至少應(yīng)在某些方面將總公司的方針具體化，以形成制定和評審目標(biāo)和指標(biāo)的框架。
    組織在制定環(huán)境方針時還應(yīng)考慮到本地區(qū)特有的環(huán)境問題，如某種資源的匱乏或某種特定污染物的控制，這有助于提升組織在地方政府部門和社區(qū)居民中的形象。
    環(huán)境方針通常不能用簡單的一句話來表達(dá)。其文字形式一般為兩種：其一是簡短的概述下面列出承諾的條款，概述主要表明本組織的環(huán)保理念，承諾條款是上述理念的具體描述；其二是對仗的詞句下面附上名詞的解釋，簡潔的語句便于記憶，但要通過名詞解釋明確承諾和框架。
    2． 環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)的策劃
    目標(biāo)和指標(biāo)的制定是體系策劃的關(guān)鍵部分。ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.3.3條款指出，目標(biāo)和指標(biāo)的制定應(yīng)考慮法律及其他要求、重要環(huán)境因素、可選技術(shù)方案、財(cái)務(wù)、運(yùn)行和經(jīng)營要求、相關(guān)方的觀點(diǎn)，還包括環(huán)境方針中的框架。由于需要考慮方方面面，難度也比較大。但是在諸多因素中仍然存在最優(yōu)的選擇，就是法律法規(guī)的要求，換句話說，凡是不符合法律法規(guī)要求的行為應(yīng)列入目標(biāo)指標(biāo)加以改善。因?yàn)�，在重要環(huán)境因素的評價(jià)原則中已經(jīng)包含了違反法律法規(guī)和超標(biāo)排放污染物，上述選擇不會與重要環(huán)境因素相矛盾；對于一般的污染物治理和能源、資源消耗管理，技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上的可行性總是相對的，實(shí)際上是投入資源的多少問題；相關(guān)方的觀點(diǎn)要考慮合理性，要視情況而定；而環(huán)境方針中的框架與目標(biāo)和指標(biāo)的具體內(nèi)容是相輔相成的。因此，以法律法規(guī)的符合性作為制定目標(biāo)和指標(biāo)的首要依據(jù)，可以減少目標(biāo)設(shè)立時的困難，除此之外所確定的目標(biāo)可以更多地從經(jīng)濟(jì)上和技術(shù)上的可行性來考慮。
    目標(biāo)和指標(biāo)應(yīng)盡可能量化。量化的指標(biāo)通常是組織應(yīng)達(dá)到的污染物排放標(biāo)準(zhǔn)中的指標(biāo)，以及單位產(chǎn)品或萬元產(chǎn)值的能耗、物耗指標(biāo)，如果所設(shè)立的目標(biāo)本年度不能完成，指標(biāo)可以按年度設(shè)置，但要體現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的要求。一些組織沒有實(shí)施二級計(jì)量，或其涉及的活動差別較大，產(chǎn)品品種和規(guī)格繁多，在制定能耗或物耗指標(biāo)時，往往遇到計(jì)量或考核方面的困難，需要先完善二級計(jì)量條件，從設(shè)立局部指標(biāo)開始，如以部門、活動或產(chǎn)品等作為一個單元，逐步達(dá)到對組織整體的考評。目標(biāo)必須明確具體，尤其在指標(biāo)不可量化時，明確具體的目標(biāo)和指標(biāo)才能為其評審提供依據(jù)。
    3． 環(huán)境管理方案的策劃
    ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.3.4條款指出，環(huán)境管理方案是為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和指標(biāo)而制定的計(jì)劃，它包括方法措施、職責(zé)分配和時間進(jìn)度安排等，每項(xiàng)目標(biāo)和指標(biāo)都應(yīng)有一個方案或一套措施來保證其最終達(dá)成。事實(shí)上，對于違反法律法規(guī)要求或超標(biāo)排放污染物而設(shè)立的目標(biāo)和指標(biāo)，必須制定一套措施以改善環(huán)境績效；而對于除此之外設(shè)立目標(biāo)和指標(biāo)，經(jīng)常是先考慮經(jīng)濟(jì)上和技術(shù)上的可行性，即是否有可供選擇的方法和措施，以及這類方法和措施所需投入的資金是否可承受。如果兩者之中的一項(xiàng)被否定，則該目標(biāo)和指標(biāo)就可能被取消，或者在進(jìn)行了充分的調(diào)研之后才決定是否立項(xiàng)。因此，方案的策劃并不完全在目標(biāo)和指標(biāo)確定之后，而應(yīng)該同時進(jìn)行。方案中的方法和措施大多是技術(shù)問題，咨詢師只可能提供一些技術(shù)信息，要由組織的相關(guān)職能部門經(jīng)過反復(fù)的論證來確定。
    為了保證方案的實(shí)施，應(yīng)將職責(zé)細(xì)化，如規(guī)定每項(xiàng)措施或步驟的起止時間；以及對投資較大的項(xiàng)目作出資金預(yù)算，并列入組織的年度財(cái)務(wù)計(jì)劃。
    4． 環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)的策劃
    組織的環(huán)境管理機(jī)構(gòu)設(shè)置與日常管理的組織機(jī)構(gòu)并不相同，而環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)的確定不但涉及體系的職責(zé)分配，而且將決定體系的認(rèn)證范圍。在體系策劃中，首先必須將組織希望獲得認(rèn)證的區(qū)域、現(xiàn)場、活動和產(chǎn)品等涉及的部門全部納入體系，同時還要考慮哪些區(qū)域或活動可以與體系分開，作為組織的相關(guān)方，而哪些則必須作為體系的一部分，以滿足認(rèn)證規(guī)范的要求。
    組織機(jī)構(gòu)中各職能和層次在體系中的職責(zé)應(yīng)從最高管理者、環(huán)境管理者代表、部門主管到重要環(huán)境崗位和一般員工。除了員工之外，職責(zé)規(guī)定所涉及的內(nèi)容應(yīng)與環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)圖中涉及的層次和部門相一致，即圖中的每一個層次和部門都應(yīng)在體系中負(fù)有職責(zé)。在職責(zé)規(guī)定中要明確在實(shí)施ISO14001標(biāo)準(zhǔn)的17個要素時的主要職責(zé)分配。
    5． 環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)和組成的策劃
    建立環(huán)境管理體系的幾個階段中，體系策劃之后便是編寫環(huán)境管理體系文件。因此，文件化體系的結(jié)構(gòu)和組成是體系策劃中必不可少的內(nèi)容。ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.4.4條款中沒有規(guī)定環(huán)境管理體系結(jié)構(gòu)和形式，通常情況下應(yīng)與組織已有的質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)和形式相一致，以便于體系的整合。體系文件一般由三個層次組成，即手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，但應(yīng)針對組織的規(guī)模大小和管理慣例作相應(yīng)的調(diào)整。對于機(jī)構(gòu)規(guī)模較大，部門分工細(xì)化的組織，一般需要多于三個層次的文件結(jié)構(gòu)，以提供充分的指導(dǎo)；而對于機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，部門職責(zé)兼顧的組織，則可以只采用兩層次的文件結(jié)構(gòu)（手冊和程序文件），以簡化文件化的體系。
    在體系策劃中涉及的體系文件組成主要指程序文件的組成。對于已經(jīng)建立和實(shí)施了質(zhì)量體系的組織，應(yīng)考慮使質(zhì)量和環(huán)境共用程序文件，如教育和培訓(xùn)、文件管理、記錄管理、分供方評價(jià)、儀器儀表校準(zhǔn)和維護(hù)、內(nèi)部審核等。目標(biāo)和指標(biāo)、管理評審的內(nèi)容可以編寫程序文件，也可以在手冊中提供一定的操作性而省去程序文件。文件組成的策劃中最重要的是運(yùn)行控制和應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)程序文件的組成與組織原有的現(xiàn)場管理存在缺陷的方面。應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)程序文件的組成與組織的性質(zhì)密切相關(guān)，存在著比較多的發(fā)生意外事故和緊急情況隱患的組織，應(yīng)針對不同的情況分別制定程序，以健全相應(yīng)管理制度，避免該程序文件篇幅過長。
    總之，環(huán)境管理體系的策劃涉及內(nèi)容較多，還有諸如確定可行的認(rèn)證范圍、制定體系建立和推進(jìn)計(jì)劃等方面的工作。每一個咨詢師在工作中都有自己的一套方式方法，應(yīng)該說體系策劃沒有最好，只有更好。